Los jefes de proyecto y de producción tienen muchas dificultades con la planificación. Por alguna razón, la mayoría de los proyectos de construcción (independientemente de su complejidad) carecen de una planificación sólida, o de un cronograma actualizado, o de un cronograma al que al menos una persona eche un vistazo.
Pero al mismo tiempo, la planificación es la pieza clave de la gestión de proyectos, la única disciplina que establece el control del tiempo (y por supuesto, indirectamente, o a veces directamente, del dinero).
Sin planificación, el proyecto corre el riesgo de:
- Saltarse hitos; por simplemente olvidarlos.
- Saltarse hitos por la incapacidad de cumplir los plazos. Suele ocurrir cuando nos acercamos demasiado a un hito y ni siquiera una aceleración permite alcanzar el objetivo.
- Mala coordinación de los recursos propios o ineficacia a la hora de asignar maquinaria o personas.
- Mala coordinación de subcontratistas, gastos adicionales e compensaciones.
- Materiales que no llegan a tiempo, o llegan demasiado pronto.
- Arriesgando tanto el retraso de una actividad como exponiendo el proyecto a exceso de inventario, robos, etc.
- La ignorancia. El gran enemigo. No saber cómo va el proyecto, la relación entre progreso y tiempo empleado.
- Ineficacia general. Incapacidad para optimizar los plazos, acortar los itinerarios críticos y optimizar en el ámbito espacio-recursos.
Pero siendo la planificación una disciplina tan importante, ¿por qué lo hacemos tan mal?
Cuando decimos que la planificación es un desastre en los proyectos de construcción en todo el mundo, realmente hablamos de las siguientes razones.
- Falta de tiempo para planificar. La GRAN excusa. Agobiados por problemas de última hora y fuegos que apagar, los directivos tienden a centrarse en lo urgente más que en lo importante. La planificación (bien hecha) se queda atrás.
- Incertidumbre sobre el alcance. A los responsables del proyecto no les preocupa estimar el total de las obras que hay que realizar.
- Falta información esencial. A menudo, los encargados dependen de la información de los subcontratistas y otros contratistas especializados. Esto hace que la programación dependa mucho de los subcontratistas.
- Enfoque. Planificar es aburrido, es más divertido ir a la obra y fijarse en los minúsculos detalles técnicos de una tarea irrelevante. Los jefes de proyecto suelen ser técnicos que han sido ascendidos. Como planificar es aburrido y es más satisfactorio entretenerse en discusiones técnicas, la planificación se deja de lado, fuera de foco.
- Se olvida el largo plazo. Los gestores dirían que todo está previsto, mientras que el largo plazo es una gran caja negra de incertidumbre.
- Dinamismo. En la construcción hay tantas dependencias de los demás que los cambios son inevitables. Los gestores tienden a escudarse en el dinamismo para evitar una planificación adecuada. Lo cierto es que hay que lidiar con la incertidumbre y ésta nunca desaparecerá.
- Falta de conocimientos o formación específica para planificar. La planificación es un oficio y debe ser dominada. Sin embargo, apenas se aprende en las aulas. Existen métodos, procesos y herramientas para que la planificación sea sistemática y profesional; pero los gestores apenas las aplican.
- Es difícil. No nos olvidemos. Los proyectos son complejos, con muchas actividades y dependencias. Planificar adecuadamente exige habilidad y experiencia.
- Requiere tiempo. De verdad. Si crees que puedes planificar un proyecto de 10 millones de euros en una tarde, te equivocas. Se necesitan muchos análisis, una visión a largo plazo y conversaciones para establecer una base de referencia adecuada.
Si vemos más allá de esa escena pesimista, podemos aprender algunas maneras de mejorar la planificación sin despedir a los gestores.
Maneras de mejorar la planificación en tus proyectos
- Utiliza una herramienta de planificación. Excel está bien, aunque también no. Le faltan funciones básicas como las dependencias, ser colaborativo (de forma segura), estar estructurado, estar preparado para eso. Es cierto que es extremadamente flexible; pero no te equivoques, esto no te sirve de nada.
- Planifica en niveles. Hay herramientas que te permiten planificar en niveles. Esto es fundamental, por ejemplo, mantener una planificación muy general e integrar bajo ella niveles de detalle. Cada nivel incluye más detalles, pero también es más difícil de generar. Quizá sólo necesites el detalle completo de las próximas actividades, ¿cierto?
- Invita a tu equipo y al personal más importante a planificar. Existen herramientas colaborativas para planificar simultáneamente en la nube.
- Busca ayuda. ¿Por qué no utilizar datos de otros proyectos para estimar duraciones o dependencias? Puedes utilizar una herramienta como odei.io.
- Consigue una herramienta que sea estricta con la planificación, una herramienta que siga las mejores prácticas y te ayude a implementarlas.
- La planificación necesita seguimiento. Si la herramienta que elijas permite hacer un seguimiento del progreso (incluso mejor si lo hace automáticamente, como lo hace odei.io), mucho mejor. Le sacarás un valor exponencial y te será más fácil implantar buenas metodologías de planificación.
Si necesitas leer algo más sobre herramientas que pueden ayudarte a planificar mejor, puedes leer más aquí:
Resumen
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Nombre del software
odei.io
Sistema operativo
iOS, Android, Mac
Software Category
Construcción
Precio
EUR 19.95
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